Spezielle Dokumentenformate generieren

BEAMON kann Ergebnisse nicht nur als Text im Chat ausgeben, sondern direkt als fertige Datei erzeugen. Unterstützt werden derzeit Word (.docx), PowerPoint (.pptx) und Excel (.xlsx). Der Vorteil liegt auf der Hand: Sie müssen die Antwort nicht per Copy-and-paste in ein neues Dokument übertragen. Die Datei ist bereits formatiert, steht unmittelbar zum Download bereit und lässt sich ohne Zwischenschritt weiterverwenden – gerade bei längeren Ausarbeitungen spart das spürbar Zeit.

Das gewünschte Format im Prompt angeben

Damit BEAMON eine Datei erzeugt, nennen Sie das gewünschte Format ausdrücklich in Ihrer Anfrage. Ohne diese Angabe erhalten Sie eine Antwort im Chat. „Fasse die wesentlichen Ergebnisse der beigefügten Prüfung in einem Vermerk zusammen. Gliedere ihn nach Sachverhalt, rechtlicher Würdigung und Handlungsempfehlung und gib das Ergebnis als .docx aus.“

Daten strukturiert nach Excel übernehmen

Besonders nützlich ist die Ausgabe als .xlsx, wenn Sie Informationen aus mehreren Dokumenten nebeneinanderstellen möchten. Referenzieren Sie die Dokumente im Chat und beschreiben Sie, welche Angaben in welche Spalten gehören: „Lies die beigefügten Mietverträge und extrahiere Vermieter, Mieter, Lage des Objekts, Datum des Vertrags sowie besondere Kündigungsklauseln. Trage die Ergebnisse spaltenweise in eine Tabelle ein und erzeuge daraus eine .xlsx-Datei.“

Formatierung mitgeben

Alle drei Formate lassen sich über den Prompt nicht nur erzeugen, sondern auch gestalten. In Excel können Sie Spalten fett setzen, einzelne Zellen einfärben, Inhalte sortieren oder Datumsfelder je nach Zeitraum farblich hervorheben lassen. In Word lassen sich Überschriften, Gliederungsebenen und Absatzformate vorgeben. In PowerPoint können darüber hinaus Formen genutzt werden, um grafische Darstellungen zu erzeugen – etwa Organigramme im Gesellschaftsrecht oder strukturierte Sachverhaltsdarstellungen.

Lange Dokumente aufteilen

Auch der umgekehrte Weg ist möglich: Laden Sie ein umfangreiches Dokument hoch und weisen Sie BEAMON an, es in mehrere Abschnitte zu zerlegen und diese jeweils als eigene Datei bereitzustellen. So lassen sich auch sehr lange Unterlagen handhabbar machen. Je genauer Sie Format, Aufbau und Gestaltung beschreiben, desto seltener müssen Sie die Datei anschließend nachbearbeiten. Wie Sie dabei Ihre eigenen Kanzleivorlagen einbinden, erfahren Sie im nächsten Artikel.

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